Excel

関数を知らなくてもOK!エクセルでプルダウンを連動させる方法を簡単解説

「プルダウンのメニューの作り方は分かるけど、連動の仕方がわからない…」
「関数を使わないといけないらしいけど、関数の使い方がうろ覚え…」

こんな悩みをお持ちではありませんか。

プルダウンの連動ができるようになると、入力の手間を省くことができてもっと便利になります!…ただ、連動させるにはエクセルの関数が必要になりますので、関数について詳しくない人にとっては敷居が高いかもしれません。

そこで本記事では初心者に向けてプルダウンメニューの連動方法を1から説明します。

プルダウンメニューの連動方法には、2つのやり方があります。

  • INDIRECT関数を使う
  • OFFSET関数とMATCH関数を使う

INDIRECT関数の方が理解しやすいですが、OFFSETとMATCH関数を使う方がより便利になります。

エクセルの関数について知らない人でもわかるように解説しますのでぜひ最後までごらんください。

プルダウンメニューの連動とは

  • そもそも連動って何?
  • 連動するとどんなメリットがあるの?

まずはこうした疑問を解決していきます。

エクセルの基礎知識にあたる部分なのでしっかり理解しましょう。

連動する意味

プルダウンメニューとは、入力候補を設定してその中からデータを入力できる機能のこと。プルダウンメニューを使うとデータをいちいち手打ちしなくてもよくなるため、データのスペルをいちいち確認したり、入力ミスがないかチェックしたりする必要がなくなります。

そして、プルダウンメニューを連動させると、1つのプルダウンから情報を決めたとき、その情報に合わせてもう1つのプルダウンのメニュー内容を変更できるようになります。

プルダウンメニューを連動させると、より細かい情報を楽に入力することができます。エクセルは作業効率化のためのソフトなので、こういう便利機能がたくさんあるのです。

連動してできること

プルダウンメニューを連動させると、1つのプルダウンの情報に合わせてもう1つのプルダウンの情報を変更することができます。具体的には、たとえば次のようなことができるようになります。

  • 1.都道府県を選ぶと、その県の市が選べる
  • 2.部署名を選ぶと、その部署に所属するメンバーが選べる
  • 3.今日の昼ごはんを選ぶと、その昼ごはんの詳細を選べる
  • 4.国を選ぶと、その国の都道府県を選べるようになり、さらに都道府県を選ぶと、その県の市が選べる

情報を表にまとめるときなど「各情報の特徴」と「その特徴をより細かくした特徴」を書きたい場合には、プルダウンメニューの連動が役立ちますよ。

また4つ目の例のように、3つ以上のプルダウンを連動させることもできます。

プルダウンメニューの連動を覚えるとあらゆる表を作るときに便利なので、ぜひ理解しておきましょう。

プルダウンメニューを連動させる方法(INDIRECT関数編)

プルダウンメニューをINDIRECT関数を使って連動させる方法を紹介します。こちらの方が簡単なので先に理解しましょう。

まず、下記の画像のような表を準備してください。

簡単な例として、今日の昼ごはんのメニューを決める表を作成していきましょう。

「今日の昼ごはん」を「カレー、チャーハン、ラーメン」のプルダウンメニューの中から決めると、「昼ごはん詳細」欄で昼ごはんの詳細を決められるようにしていきます。

たとえば「今日の昼ごはん」をカレーに決めたら、「昼ごはん詳細」欄で「カツカレー、納豆カレー、野菜カレー」のプルダウンメニューが表示されるようにします。

INDIRECT関数を使って連動させるには、まず「リスト登録」をする必要があります。

B3からD3を選択した状態で、エクセル上部から「数式」⇒「名前の定義」をクリックしてください。すると「新しい名前」ウィンドウが表示されます。

こちらでリストの名前を正しいものに変更してください。ここでは「今日の昼ごはん」と入力しました。


入力したら「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。これで「今日の昼ごはん」のリスト登録が終了しました。

次に、「カレー」のリスト登録を行います。B4からB6までを選択し、先ほど同様「数式」⇒「名前の定義」をクリック。今度は名前を「カレー」にします。


同じように「チャーハン」と「ラーメン」のリスト登録も行います。これで合計4つのリストを登録したことになります。

きちんとリストが登録されているか確認しましょう。エクセル上部の「数式」⇒「名前の管理」をクリックしてください。「名前の管理」ウィンドウに登録したリストが表示されています。


これでリスト登録は完了です。これらのリストを元にしてプルダウンメニューを連動させていきます。

次はプルダウンメニューの作成を行います。

まずはH4のプルダウンメニューを作成していきます。H4を選択して、「データ」⇒「データの入力規則」を選択しましょう。「データの入力規則」ウィンドウで「入力値の種類」を「リスト」にし、元の値を「=今日の昼ごはん」にします。


これで、登録した「今日の昼ごはん」のリストから、プルダウンメニューを作成できました。
次はH5のプルダウンメニューを作成します。H5を選択して、「データ」⇒「データの入力規則」を選択しましょう。「入力値の種類」を「リスト」にし、「データの入力規則」で元の値を「=indirect(H4)」にします。indirectの引数には連動させたいセルを選択します。ここではH4と連動させたいので、indirect(H4)としました。


これでプルダウンメニューの連動が完了しました。下の画像のように「ラーメン」を選ぶと、「チャーシュー麺」を選択できるようになっていることを確認してください。


以上がINDIRECT関数を使ってプルダウンメニューを連動させる方法です。

プルダウンメニューを連動させる方法(OFFSET関数とMATCH関数編)

INDIRECT関数を使っても連動させられるのですが、「リストにいちいち登録するの面倒じゃない?」と思った方もいるのでは。確かにリストの数が多いと、登録に時間がかかりすぎてしまいますね。

そんなときは、OFFSET関数とMATCH関数を使う方法がオススメです。ただ、こちらの方法はやり方が少し複雑なので、リスト数が少ないならINDIRECT関数を使った方が良いかもしれません。

それでは、先ほどと同じ表を用意してください。先ほどINDIRECT関数を使って作成したのとまったく同じプルダウンメニューを、今度はOFFSETとMATCH関数を使って作成してみましょう。

H4を選択し、「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。「入力値の種類」は「リスト」にし、「元の値」を「=B3:D3」にします。


これでH4のプルダウンメニュー作成が完了しました。実際に「カレー、チャーハン、ラーメン」のプルダウンメニューが選択できることを確認してください。

次にH5のプルダウンメニューを作成します。H5を選択し、「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。
「入力値の種類」は「リスト」にし、「元の値」を「=OFFSET($B$4,,MATCH($H$4, $B$3:$D$3 ,0)-1,3)」にしましょう。


これで、プルダウンメニューを連動させることができました。INDIRECT関数を使ったときとまったく同じ結果になることを確認してください。

  • OFFSET($B$4,,MATCH($H$4, $B$3:$D$3 ,0)-1,3)

では、この関数で何をやっているのかを説明していきますね。
まずMATCH関数でH4の文字列に該当するものを、B3:D3から探しています。そしてOFFSET関数で、MATCH関数で探した列のデータを参照します。

たとえばH4に「カレー」と記入されていたら、MATCH関数でカレーに該当するものをB3:D3から探します。「カレー」がB3にあることを確認したら、OFFSET関数でB3の下3行を参照し、プルダウンメニューに表示させています。

このような方法でも、プルダウンメニュー作成はできるのです。
少し難しいやり方ですが、関数が得意な方はぜひチャレンジしてくださいね。

プログラミングの家庭教師『Tech Teacher』


引用元:Tech Teacher

「スクールに通い続ける自信がない…」
「時間がなくてスクールに通えない…」

そんな方にはプログラミングの家庭教師『Tech Teacher』がおすすめです。
Tech Teacherはマンツーマン指導なので、生徒様一人ひとりに最適な指導を行うことができます。また、オンライン指導も可能なので、全国どこにいても家庭教師の授業を受けることができます。

Tech Teacherの3つの特徴


生徒様に最適化されたマンツーマン指導
完全マンツーマンの指導なので、生徒様の目的・学習状況・ご要望に合わせて、最適な指導をご提供いたします。

指導力・人柄・相性の優れた教師のご紹介
Tech Teacherには採用率20%の選考を突破した、指導力の高い教師が在籍しています。また、選考では指導力だけではなく人柄も重視しております。

1,000人の教師が在籍!幅広い指導に対応可能
業界トップレベルの1,000人の教師が在籍しています。そのため、幅広い言語・ツール・目的に対応することができます。

家庭教師ならではの5つの魅力


オーダーメイドのカリキュラム
生徒様一人ひとりに習熟度・目的・期間に応じて最適なカリキュラムを提供いたします。

きめ細やかなフォローが可能
生徒様からのご要望にきめ細やかに対応し、学習計画や勉強法などの指導もできるので、普段の勉強も捗ります。

習い事・学業・お仕事との両立が簡単
教室に通う必要がないので親御様の送迎も不要です。授業時間・頻度を生徒様のご都合に合わせて自由に調節することができます。

自分のペースで進められる
生徒様の理解度や意欲に応じて授業のスピードを調節できます。不明点や疑問点は都度立ち止まって解消できるので、着実に理解して進むことができます。

すぐ質問できるから挫折しない
先生を独り占めできるので、周りの目を気にすることなく分からないところをいつでも質問できます。

Tech Teacherへのお問い合わせ

無料体験授業・資料請求のお問い合わせはこちらから

質問のみのお問い合わせも受け付けております。