「エクセルのプルダウンの使い方がわからない」
こんな悩みをお持ちではありませんか？
プルダウンメニューを扱えるようになると、エクセルに情報をまとめるとき、作業効率がアップします。これからエクセルを勉強していくならぜひ知っておきたい機能の1つです。
エクセルの勉強は1つずつ理解していくことが肝心で、急にマクロのような難しいことをやってもわからずに挫折してしまいます。
そこで本記事ではエクセルのブルダウンメニューの作成方法を1から解説します。
プルダウンメニューとは何か？や、プルダウンメニュー周りの便利機能なども説明していきますよ。本記事を読んでプルダウンメニューの基本をマスターしましょう！
プルダウンメニューとは？
プルダウンメニューとは何なのかまずご説明します。一言で言うとプルダウンは、手打ち入力しなくても選択一覧から選べる機能です。
みなさんはエクセルに同じ情報を何度も入力するとき「面倒だな」と思ったことはないでしょうか？たとえば、エクセルで会社の名簿を作っているとき、どこの部署に所属しているか、という情報を一々入力するのは時間がかかります。また、「あの部署の名前なんだっけ？」と忘れてしまったら、そのたびに調べないといけません。
そこでプルダウンの出番。プルダウンを設定しておくと、入力のとき「入力候補一覧」が表示されます。入力候補から選べば、いちいち手打ち入力しなくても良くなるし、忘れたとき思い出すきっかけにもなりますよね。
なお、入力候補一覧は、いつでも追加したり削除したりすることが可能です。
このようにプルダウンメニューを使うと、同じ内容を入力する手間が省け、作業効率が一気に上がりますよ。
プルダウンメニューの作成方法
まずは、プルダウンメニューの作成方法を紹介します。
ここでは「1から作成する方法」と「すでに入力された項目から作成する方法」を別々に解説しますね。
プルダウンの基礎に関することなのでぜひ押さえてください。
プルダウンメニューを1から作成する
ここでは、プルダウンメニューを使って、出席名簿に男か女かを入力できるようにしていきます。これぐらいならプルダウンを使わなくても良いのですが、簡単な例として挙げることにします。まずエクセルで以下の画像のようにデータを入力してください。
次に、プルダウンを作りたいセルを選択し、エクセル上部の「データ」⇒「データの入力規則」をクリックします。
すると、以下の画像のように「データの入力規則」ウィンドウが表示されます。
ウィンドウの「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」にプルダウンしたい値を入力します。プルダウンしたい値は画像のように「,」で区切って入力します。ここでは男か女かどちらかを選ぶようにしたいので「男,女」と入力しました。
後は「OK」を選択すれば、プルダウンメニューが作成できています。プルダウンセルを選択すると、右に▼が表示されるのでクリックしてみましょう。するとメニューが表示されますね。
これがプルダウンメニューの基本的な作り方です。
すでに入力された項目からプルダウンメニューを作成する方法
次にすでに入力された項目からプルダウンメニューを作成する方法を紹介します。こちらの方が使用頻度は高くなるでしょう。
先ほど同様、出席名簿に男か女かを入力できる表を作成していきます。
まず、表の外に画像のように「男」と「女」と入力します。こちらがプルダウンで表示される文字列の一覧になります。
先ほど同様、プルダウンを作りたいセルを選択し、エクセル上部の「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。
「入力値の種類」を「リスト」に変更し、「元の値」の右にあるマークをクリック。先ほど「男」「女」と入力したセルを範囲選択し、「Enter」を押します。
後は「OK」を選択すればプルダウンメニューが作成完了。
このような方法でプルダウンメニューを作る方法もあるので覚えておきましょう。
プルダウンメニューの追加・解除方法
プルダウンメニューの作成方法についてご理解頂けたかと思います。
次にプルダウンメニューの追加・解除方法を紹介しますね。
こちらもよく使うことになるので覚えておきましょう。
データを追加する方法
すでに作られたプルダウンメニューに新しいデータを追加する方法を解説します。
ここでは今日の給食の献立を入力する表を作成しました。Ｆ列にプルダウンが作成してあり、J列の献立一覧から選べるようになっています。
例として、４月１日の給食はハンバーグなのに、プルダウンメニューにハンバーグがなかったとします。このとき、メニューに新しくデータを追加し、「ハンバーグ」を選択できるようにする方法をみていきましょう。
まずはプルダウンを作ったセルを選択し、エクセル上部の「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。
「元の値」にデータがすでに入っていることを確認します。ここに「,」区切りで一番最後に「ハンバーグ」と入力し、「OK」を選択します。
これで「ハンバーグ」も選択できるようになりました。
なお、データを削除したい場合も同様に「元の値」からデータを消すだけでOKです。
このような方法でプルダウンメニューの変更ができます。
なお、『すでに入力された項目からプルダウンメニューを作成する方法』で作成したプルダウンメニューにデータを追加したい場合は、範囲を選択し直せばＯＫです。
プルダウンメニューを解除する方法
続いて一度作ったプルダウンメニューを解除する方法を紹介します。
プルダウンメニューを作ってみたものの、実際は作らない方が効率が良かった、というときがあります。解除するには「Ctrl+Z」を利用して操作を元に戻す手もありますが、エクセルを一度閉じてしまうとこの方法は使えません。
プルダウンメニューを削除するには、まず削除するセルを選択します。そして、いつもどおりエクセル上部から「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。
「データの入力規則」ウィンドウの左下に「すべてクリア」ボタンがありますので、こちらをクリックしましょう。
するとプルダウンメニューが解除されます。右の▼がなくなっていることを確認してください。このような方法でプルダウンの解除ができます。
プルダウンメニュー編集（応用編）
プルダウンメニューの編集の応用をご紹介します。
具体的には以下のようなことができるようになります。
- プルダウンメニューで使えるショートカットを利用する
- メニュー項目に色をつける
- メニュー項目を自動的に増やす
これらのことができるとプルダウンをより便利に使いこなせるようになります。こちらのやり方も1つずつ丁寧に解説していきますね。
プルダウンメニューで使えるショートカット
エクセルには便利なショートカットがあります。これらを使いこなすことで、いちいちマウスに手を伸ばさなくても良くなり、作業効率が上がります。
ここではプルダウン関係のショートカットをご紹介します。プルダウンメニューの作成は、キーボードのみで行うことが可能です。
プルダウンを作りたいセルを選択したら、「Alt」→「A」→「V」→「V」と入力してください。するといつもの「データの入力規則」画面が表示されますね。
「データの入力規則」画面で、「Tab」→「↓」を押してみましょう。「入力値の種類」のメニューを開くことができます。「↓」を押して「リスト」を選択し、「Enter」を押しましょう。
その後「Tab」を押すと、「元の値」に移動ができます。移動したらキーボードでプルダウンメニューに表示するリストを入力しましょう。
後は「Tab」を押して「OK」ボタンに移動して「Enter」を押せば、プルダウンメニューが作成されます。
このように、マウスを一切使わずにプルダウンメニューが作ることができました。ショートカットでプルダウンメニューを作成する流れをおさらいしておきましょう。
- 1.プルダウンを作りたいセルを選択
- 2.「Alt」→「A」→「V」→「V」で「データの入力規則」画面を表示
- 3.「Tab」→「↓」で「入力値の種類」のメニューを開き「↓」で「リスト」を選択して「Enter」
- 4.「Tab」で「元の値」に移動しリスト内容を入力
- 5.「Tab」で「OK」に移動し「Enter」
また、プルダウンを作ったセルを選択して「Alt」→「↓」を押すとメニューが開きます。こちらも便利なショートカットですので覚えておきましょう。
メニュー項目に色をつける
プルダウンリストの特定項目のみに色をつけて目立たせたいときもありますよね。たとえば、タスクの締切日一覧をプルダウンで作成し、締切が過ぎているものを赤字で表示させるとか。こちらの簡単なやり方をご紹介します。
ここではさっきの出席名簿のうち、「男」項目を赤色で表示させます。
まず、プルダウンを作ったセルを選択し、エクセル上部から「ホーム」⇒「条件付き書式」⇒「新しいルール」をクリックします。すると「新しい書式ルールウィンドウ」が表示されます。
「新しい書式ルールウィンドウ」が表示されたら「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。
そして「次のセルのみを書式設定」で「セルの値」を「特定の文字列」、「次の値を含む」にし、入力欄に赤字で表示させたい項目を記入します。ここでは「男」を赤字で表示したいので、「男」と入力します。
そして「書式」ボタンをクリックすると「セルの書式設定」ウィンドウが出ます。そこで「塗りつぶし」タブをクリックし「背景色」から赤色を選択します。
「OK」ボタンをクリックし「セルの書式設定」ウィンドウを閉じます。さらに「OK」ボタンをクリックし「新しい書式ルール」ウィンドウを閉じます。
これで「男」の項目のみが赤色で表示されるようになりました。
このような方法で、プルダウンメニューの特定項目に色をつけることができます。
プルダウンメニューの項目を自動的に増やす
最後にプルダウンメニューの項目を自動的に増やす方法をご紹介します。
これができるとかなり便利になりますよ。
先ほど作った給食メニューに新しく「揚げパン」を追加してみます。
まず、献立の一覧部分を選択し「Ctrl＋t」を押します。すると「テーブルの作成」ウィンドウが表示されるので「OK」をクリックしましょう。これで、献立一覧が入った「列１」が作成されました。
後は『すでに入力された項目からプルダウンメニューを作成する方法』で解説したやり方と一緒。エクセル上部の「データ」⇒「データの入力規則」をクリック。「入力値の種類」は「リスト」にし「元の値」の右にあるマークをクリックします。さっきの献立一覧部分をドラックして「Enter」。
これで、列1に入力するだけでプルダウンメニューの項目を追加可能になりました。
試しに、献立一覧部分に「揚げパン」を追加で入力してみましょう。プルダウンを作ったセルを選択して「Alt」→「↓」を押してメニューを開くと、「揚げパン」を選択できるようになっています。
このような方法で、プルダウンのメニュー項目を自動的に増やせます。
少し複雑ですが、作業を効率化したいなら覚えたいテクニックですね。
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