今やいろいろな場面で使用されているexcel。求人情報にも応募条件に「excel」と記載のあるものもあります。
ただし、excelを使ったことのない人にとってはその難易度はわからないし、使ったことがある人にとっても今の自分のレベルがどの程度か、悩みますよね？
そこでこの記事では、excel超初心者から初心者へ、また初心者から中級者へスキルアップするためにはどういった内容が必要か、について紹介します。excelのスキルアップには欠かせない関数やマクロについても紹介しますので、自身のスキルアップには何が必要か、参考にしてください。
- excelを難しいと感じる理由
- excel初心者・中級者に求められるレベル
- excelの難しさを克服するために覚えるべきこと
- excelのつまずきポイントとその解決法
excelは難しい？なぜそう感じるのか？
「excelは難しい」と感じる大きな理由は、excelが汎用的なツールでさまざまな用途に使用されており、その用途ごとに使い分ける必要があるためです。
excelにはさまざまな用途に使用できるよう多くの機能があり、その機能を理解して使いこなす必要があるところに難しさを感じてしまいます。
また、さまざまな用途に対応できるように準備されている関数も数多くあり、これらの関数を理解して適切に組み合わせる必要があることもexcelの難しさの一部です。
さらに、同じ作業内容でも複数の方法で実行できる場合が多く、その中で最適な方法を選択しなければならないところにもexcelの難しさが潜んでいます。
- 複雑な機能
- 多種多様な関数
- 数多くある方法から最適な方法を選択
そこで、excelの難しさを解消するためには、excelを使う目的や用途を明確にすることが重要です。
目的や用途が明確になると、使うべき機能や関数も絞られて、難しさも緩和されます。例えば、「売上データを分析してグラフを作成する」、「顧客リストを管理する」など、具体的な目的や用途が明確であれば、そのために必要な機能や操作を絞り込むことができます。
また初心者の場合、最初から複雑な操作に挑戦しようとすると挫折してしまう可能性があるので、まずは小さな目標から始めることをおすすめします。例えば売上データの表を作る、顧客の一覧表を作るなど、小さな目標から始めると格段に難しさは感じなくなります。
excel初心者・中級者に求められるレベルとは？
excel初心者及び中級者に求められるレベルは、業種や仕事内容によっても異なりますが、一般的には以下の通りです。
- 初心者：データ入力から表作成、SUMやAVERAGEなどの基本的な関数を使用できるレベル
- 中級者：表のデータを見易くするための条件付き書式、並び替えやフィルタなどのデータ操作、表の視認性を高めるためのグラフ作成、IFやVLOOKUPなどの関数を使いこなせるレベル
まとめると以下のようになります。
- データ入力
- データの編集、コピー＆ペースト
- セルの書式設定
- 表の作成、罫線の設定
- 簡単な関数(SUM関数、AVERAGE関数など)
- 条件付き書式
- データ集計
- データ操作(並び替え、フィルタなど)
- グラフ作成
- 関数(IF関数、COUNT関数、VLOOKUP関数など)
excelの難しさを克服するために覚えるべきこと
それではexcelの難しさを克服するために、具体的にどういったことを覚えてスキルアップすればよいのでしょうか？
excelを全く、またはほとんど触れたことのない超初心者から初心者へなるためのスキルアップと、初心者から中級者へなるためのスキルアップに分けて解説します。
超初心者から初心者へなるために覚えるべきこと
excel初心者に求められるレベルは前述のとおり、主にデータ入力から表の作成までのレベルです。excelに慣れていない超初心者にとっては、まずexcelに慣れることから始めましょう。
例えば、表形式で毎月の売上情報を入力して、その合計をSUM関数で求めます。売上金額の書式を通貨に変更し、表を見やすくするように罫線を設定します。そして次年度用に作成した表をコピー＆ペーストできれば初心者としては十分なスキルでしょう。
以下の記事では実際に画面を見ながら一緒に手を動かして学ぶことができます！
このようなスキルは、例えば一般事務職で役立ちます。一般事務職では、excelは顧客情報や在庫管理などのデータ入力やデータ整理、表作成などが求められ、また簡単な関数を使った計算などを行ったりします。
初心者から中級者へなるために覚えるべきこと
excel中級者に求められるレベルは前述のとおり、主に作成した表の中のデータ集計からデータ操作、グラフ作成までのレベルです。excel初心者は中級者になるために、表やグラフを見やすくすることに着目しましょう。
例えばあるクラスの各教科の点数の表に対して、MAX関数で最高得点を、MIN関数で最少得点を抽出したり、30点以下の人数をCOUNTIF関数で求めたり、合計点を昇順に並び替えたりしてみましょう。そしてグラフを作成して、点数の傾向や分布などを示せれば中級者としては十分なスキルでしょう。
以下の記事ではグラフの作成やデータの加工を学ぶことができます。
このようなスキルは、例えば営業事務職で役立ちます。営業事務職では、excelで表作やグラフを作成したり、データの集計や管理などを行います。企画書や提案書を作成する際には、表やグラフの見やすさが重要なので、中級者にとって必要なスキルが力を発揮します。
excelのつまずきポイントとその解決法
excelの学習を進める過程でいくつか壁にぶつかることがあります。excel初心者や中級者がよくつまずくポイントとその解決法をいくつかご紹介します。
つまずきポイント①：関数の使い方
excelには400以上の関数が準備されていて、データの集計や分析に役立ちますが、その使い方がわからずにつまずいてしまうことがあります。
その場合、関数の使い方についてexcelのヘルプやWebサイトなどで再確認しましょう。特に引数について誤っていることが多いので、確認してみましょう。
以下の記事では絶対に覚えるべきExcel関数を解説しています！
つまずきポイント②：データの分析
excelにはデータ分析の機能も豊富に準備されています。その便利な機能を使いたいと考えても、データ分析には統計学などの知識が必要となる場合があるため、つまずいてしまうことがあります。
その場合でも、以下の記事を参考にやってみることをおすすめします。実際にデータ分析を実行してみて、その出力にどういった意味があるのかを調べることで、データ分析のスキルも向上します。仮にエラーとなった場合でも、なぜエラーとなったのか、を学習することでスキルアップにつながります。
excel上級者が行うような高度なデータ分析については、統計学の考え方を理解していないと誤った分析を行ってしまう可能性があるので、統計学の考え方について学習しましょう。
以下の記事ではExcelでのデータ分析手法について解説しています！
つまずきポイント③：マクロについて
excelにはマクロという機能があり、一連の操作を自動化することができます。しかし、マクロにはVBAのプログラミングの知識が必要となるので、つまずいてしまうことがあります。
その場合、まずは「マクロの記録」の機能を使ってみましょう。これは自分の行う操作をVBA言語を使って自動で記録してくれる機能です。その記録したマクロの中身を確認・学習することでスキルアップにつながります。
excelによる統計解析講座について
この記事内でも紹介した内容を詳細に解説した無料講座が以下に準備されていますので、excelの学習につまずいたり復習の際に、ぜひお立ち寄りください。
excelが難しいと感じる理由をはっきりさせれば！
excelを難しいと感じる理由は、excelが汎用性の高いツールで、そのために複雑な機能、多種多様な関数が存在し、また複数ある方法から最適な方法を選択する必要があるためです。
また、そういった難しさを克服するために重要なことは、excelを使う目的や用途を明確にして、必要な機能や関数を絞り込むことです。
excelの全ての機能や関数を覚えて使いこなす必要はありません。
自分がexcelを使う目的は何か、必要なスキルレベルはどこかを明確にし、ひとつひとつスキルアップしてexcelを使いこなせるようになりましょう。
